Antes de começar
A mesma data aparece em formatos diferentes e o campo tipo recebe tanto nomes de documentos quanto departamentos. As pesquisas ficam inconsistentes e a migração perde informação. Antes de importar, a organização precisa de um dicionário de dados verificável.
Delimite o conjunto a trabalhar e nomeie um responsável pelo aceite. Use amostras sem dados pessoais sempre que possível. Preserve uma referência da situação inicial e registre o que será alterado. A execução deve respeitar permissões, contratos e impedimentos aplicáveis ao acervo.
Procedimento por etapa
Definir o dicionário
Para cada campo, registre nome técnico, rótulo, definição, exemplo, formato e origem. Separe data do documento, data de captura e evento de retenção. Defina se o campo admite múltiplos valores e como representa ausência.
Controlar vocabulários
Padronize tipos documentais e unidades com identificadores estáveis. Guarde sinônimos para facilitar a busca sem multiplicar categorias. Uma mudança de rótulo deve preservar a referência histórica quando necessário.
Validar a importação
Teste valores inválidos, caracteres especiais, campos faltantes e duplicidades. Registre rejeições e permita correção antes de publicar. Concilie a quantidade e o conteúdo de origem com os registros aceitos no destino.
Ficha de controle para adaptar
| Campo | Preenchimento esperado |
|---|---|
| Escopo e identificador | Processo, lote ou conjunto incluído e limites do trabalho |
| Fonte e requisito | Documento de referência, versão e decisão de aplicabilidade |
| Responsáveis | Executor, revisor e aprovador com alçadas definidas |
| Evidência | Localização do registro que permite reproduzir a conferência |
| Exceção e providência | Divergência, impacto, responsável, prazo e situação |
| Aceite | Resultado verificado, data e responsável pela aprovação |
Critérios específicos de verificação
| Controle | Evidência esperada | Papel sugerido |
|---|---|---|
| Semântica | Dicionário versionado e aprovado | Gestão da informação |
| Qualidade | Regras de validação e relatório de exceções | Importação |
| Intercâmbio | Mapa entre campos de origem e destino | Integração |
Como tratar uma divergência
Pause a ação afetada, preserve o registro de entrada e descreva o comportamento observado. Diferencie uma falha pontual de um problema que possa atingir o lote inteiro. Encaminhe a decisão à alçada responsável e registre a providência antes de repetir a operação.
Depois da correção, repita a conferência que detectou a falha e verifique um caso de controle. Mantenha a evidência do resultado anterior e do resultado corrigido. Pendências aceitas precisam de justificativa e responsável; não as transforme silenciosamente em itens aprovados.
Cenário para treinar a equipe
O campo departamento recebe o código DP e o rótulo Departamento Pessoal. Um arquivo antigo usa Recursos Humanos. O mapeamento registra a correspondência aprovada e preserva o valor de origem no relatório de migração. Datas ambíguas são encaminhadas à revisão em vez de convertidas silenciosamente.
Peça à equipe para identificar o ponto de controle, a evidência esperada e a pessoa responsável por decidir. O objetivo do exercício é verificar se o procedimento é compreensível e executável com os recursos disponíveis.
Checklist de encerramento
- Escopo conciliado com os itens efetivamente tratados.
- Controles específicos conferidos e evidências localizáveis.
- Exceções identificadas, com decisões e responsáveis.
- Acesso e integridade verificados conforme o projeto.
- Aceite registrado e orientação entregue à equipe de operação.
Fontes e responsabilidade editorial
Autoria institucional: Arquindex Gestão Documental. Publicação: . Conteúdo técnico de orientação geral, com exemplos didáticos e controles propostos; não representa certificação ou vínculo com órgãos públicos.
As fontes abaixo permitem conferir o contexto. A aplicabilidade normativa e os procedimentos de cada organização precisam de validação por seus responsáveis. Correções e dúvidas podem ser enviadas a comercial@arquindex.com.br, indicando a URL e o trecho.
- CONARQ — e-ARQ Brasil, versão 2
- Presidência da República — Decreto 10.278/2020
- Hyland — documentação do Alfresco Content Services
Método editorial: síntese original apoiada em fontes identificadas, separação entre referência oficial e recomendação operacional, exemplos sem dados de clientes e revisão por mudança relevante. Nenhum caso desta página deve ser interpretado como resultado de cliente real.